Användarmanual för Kommunvideo (SWE) Last updated: 25.06.2020 13:47:08

 

ANVÄNDARMANUAL KOMMUNVIDEO

 

Kapitel

Sida

Roller

2

Inbjudan till videomöte

4

Ansluta till videomöte

5

Tips för videomöte

7

Om något blir fel

9

Adresser och kontaktuppgifter

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ROLLER


Det finns flertalet olika delar i tjänsten Kommunvideo, och här nedan ska vi förklara skillnaden mellan dessa.
* Administratör för videosystem
* Användare av videosystem
* Administratör för virtuellt mötesrum
* Ordförande i ett virtuellt mötesrum
* Deltagare av ett virtuellt mötesrum
* Användare av en videoklient

 

 

INFO

 

Administratörer och ordförande har mer rättigheter än användare och uppgifter till dessa roller bör inte delas utanför den egna organisationen.

 

 

Administratör för videosystem
Som administratör för ett videosystem har du möjlighet att ändra inställningarna i ett videosystem. Detta är en roll som behövs vid installation, felsökning, förändring och uppgradering av videosystemet. Det är kund som är ansvarig för att hålla ordning på administratörsuppgifterna för varje videosystem (användarnamn och lösenord).
För att administrera ett videosystem som administratör, se separat instruktion.

 

Användare av videosystem
Som användare av ett videosystem kan du ringa videosamtal från videosystemet, tex för att ha ett videmöte med en annan part, eller ha ett flerpartsmöte i ett virtuellt mötesrum.

 

Administratör för virtuellt mötesrum
Som administratör för ett virtuellt mötesrum (VMR) kan du se statistik på nyttjandet av rummet och ändra pin-koder för det virtuella rummet. Under ett pågående videomöte i det VMR du administrerar så kan du även tysta deltagare, du kan koppla ner deltagare och du kan låsa videomötet så att inga nya deltagare kan ansluta.
För att administrera ett virtuellt mötesrum som administratör, se separat instruktion.

 

Ordförande för virtuellt mötesrum
Som ordförande för ett virtuellt mötesrum (VMR) är det du som startar videomötet. Ett videomöte startar inte förrän en ordförande har anslutit, och du identifierar dig som ordförande genom att använda dig av den unika pin-kod som ordförande har (host-pin). Som ordförande kan du delta i ett videomöte och dela presentation.
Ett videomöte kan ha flera ordföranden, och videomötet startar när den första ordförande har anslutit och kopplas ner 10 minuter efter att den sista ordförande har lämnat, eller när samtliga deltagare har lämnat videomötet. Vanligtvis är det den som bjuder in till mötet som också är ordförande.

 

Deltagare i ett virtuellt mötesrum
Som deltagare i ett virtuellt mötesrum (VMR) ansluter du via de uppgifter du fått i din mötesinbjudan. Som deltagare kan du, precis som en ordförande, delta i ett videomöte och dela presentation.

 

Användare av en videoklient
En användare av en videoklient är någon som kan ansluta till ett videomöte via en videoklient, vanligtvis installerad i en dator, telefon eller surfplatta. Det finns flertalet olika videoklienter och hur de hanteras hänvisas till respektive leverantör eller tillverkare av videoklient.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INBJUDAN TILL VIDEOMÖTE


Oftast inleds ett hela processen med att ha ett videomöte genom att ordföranden skickar ut en inbjudan (kallelse) till ett videomöte. Kallelsen kan se ut på olika sätt, men den innehåller alltid en videoadress dit deltagarna ska ringa. (Detta är att jämföra med en telefonkonferens, där telefonnumret deltagarna ska ringa ingår i kallelsen…)
Atea rekommenderar att du skapar en mail-signatur med den information som bör finnas i en inbjudan, och att du lägger in den informationen i din mötesinbjudan.

 

 

Atea har mallar för hur dessa signaturer kan se ut, så kontakta gärna Atea om du önskar ta del av dessa.
(Nedan ser du ett exempel på mall. Om du önskar nyttja denna, så byt ut samtliga röda XXX mot dina egna uppgifter för ditt VMR.)

 

 

à HUR DU KOPPLAR UPP DIG SER DU LÄNGRE NER

 ANLEDNING TILL MÖTET………………………………………………………………………………..  .

 [TEXT] 

 

 HUR DU KOPPLAR UPP DIG……………………………………………………………………………..  .

 -------------------------------------------------------
För att medverka via ett videosystem eller en videoklient
-------------------------------------------------------
1. Ring meet.xxx@kommunvideo.se från ditt videosystem eller mjukvaruvideoklient
(OBS, använder du Skype, skriv adressen och högerklicka för att ”Starta videosamtal”).
 2. Slå PIN-koden XXX(Vissa klienter kräver att du använder klientens knappsats och inte ditt tangentbord)

 

-------------------------------------------------------
För att medverka via en webläsare (WebRTC)
-------------------------------------------------------
1. Öppna en webläsare och gå till adressen https://meet.kommunvideo.se/webapp/#/?conference=meet.xxx@kommunvideo.se
2. Skriv ditt namn
3. Klicka på "Connect"
4. Följ instruktionerna som visas på skärmen

 

 -------------------------------------------------------
För att medverka via telefon
-------------------------------------------------------
1. Ring telefonnummer +46 10-603 85 10
2. Följ instruktionerna via telefonen
3. Använd mötesnummer xxx
OBS! Du får ingen bild när du medverkar via telefon!

-------------------------------------------------------

 

 

 

 

 

 

 

 

ANSLUTA TILL VIDEOMÖTE


Använd ditt videosystem eller din videoklient för att ansluta till videomötet. Det gör du genom att ringa den videoadress som står i inbjudan och sedan använda dig utav din unika pin-kod när du blir ombedd att göra det.
* Är du deltagare i videomötet, så använder du gäst-pin (guest-pin)
* Är du ordförande i videomötet, så använder du ordförande koden
(host-pin)



Om du skulle slå fel kod, så är det bara att försöka igen efter några sekunder.

 

När du har slagit rätt kod, och är deltagare (gäst, dvs använd guest-pin) så får du först information om att du har slagit rätt kod…

…sedan får du information om att mötet väntar på att ordförande ska ansluta. (Ett videomöte startar inte innan en ordförande har anslutit, dvs använd host-pin)

Så snart en ordförande har anslutit så startar videomötet.

 

 

TIPS FÖR VIDEOMÖTE


För att få bästa möjliga upplevelse utav ditt videomöte kommer här några rekommendationer.

 

Lär dig använda ditt videosystem eller videoklient innan videomötet
Det är alltid bra att veta hur de produkter du ska använda fungerar, så att du inte blir stressad och börjar leta efter funktioner under mötet. Testa gärna utrustningen innan mötet, så att du känner dig trygg med hur du kopplar upp dig och vet att utrustningen fungerar.

Atea tillhandahåller användarmanualer för de videosystem och videoklienter som vi säljer, och du finner dessa på supportsidan. (Se adress sist i detta dokument).



 

INFO

 

Om du använder ett videosystem eller videoklient som Atea inte har levererat för att delta i ett videomöte, hänvisas du till respektive tillverkare eller leverantör av densamma för att få användarmanualer.

 

 

Använd kameran
I ett videosystem är kameran igång som standard, men om du tex använder dig utav en mjukvaruklient eller webRTC, bör du säkerställa att din kamera är igång och ingenting är i vägen för din bild. Att se den man pratar med, och att se reaktionerna hos deltagarna i mötet är något vi människor uppskattar och det underlättar att få ett bra möte.

 

 

Prata mot mikrofonen
Det är mikrofonen som tar upp ljudet i rummet, dvs när du talar. Därför är det önskvärt att ha kortaste möjliga väg för ljudet att vandra från din mun till mikrofonen. Det gör att om du har en mikrofon på bordet, i den mån det är möjligt, försöka att ha mikrofonen mellan dig och skärmen. Då får motparten bäst ljud ifrån dig.
Om du har mikrofonen inbyggd i skärmen/videosystemet, eller en annan extern lösning så som takmikrofoner och liknande, behöver du inte tänka på detta.

 

(Nedan ser du lite olika förslag på placering av bordsmikrofon)

                   

 

                          

 

Använd mute när du inte pratar
Om det är ett möte med många deltagare, är det viktigt att de deltagare som inte talar, är tysta. En rekommendation är att använda sig utav mute-knappen när man inte ska tala själv. Då kommer inte de andra deltagarna att höra eventuella oljud från dig (kaffekopp som ställs ner på bordet, knapprande på tangentbordet, hostande etc)

Muteknappen finns på de flesta mikrofoner, touchpaneler och fjärrkontroller.

Funktion

Färg på LED

Mikrofon på

Grön

Mikrofon av

Röd

  

 

 

 

Var fokuserad på mötet
Det är viktigt att du är fokuserad på mötet. Även om du sitter själv framför ditt system, så ser de andra deltagarna dig och vad du gör. Att sitta med din mobiltelefon i handen, att arbeta med något annat eller att
tex svara på mail på datorn samtidigt som mötet pågår, kan göra att du upplevs som ofokuserad.

 

 

 

OM NÅGOT BLIR FEL


Om något skulle bli fel i videokonferenssystemet eller videomötet, se nedanstående tips. Om felet består trots eventuell åtgärd, vänligen gör en felanmälan till Atea. (Se kontaktuppgifter nedan)

 

Problem att ansluta dator till videosystem
Kontrollera att du använder rätt sladd och rätt kontakt. Sladden ska vara kopplad till videosystemet och kontakten ska vara inkopplad i uttaget på datorn som är avsett för extra monitor.

 

Ingen bild från datorn?
Är presentationsläget valt? (Fjärrkontroll = tryck på knapp, touchpanel = tryck på dela)
Hur många skärmar är det i videosystemet? En eller två? Är båda skärmarna påslagna? (Lyser det en grön diod på skärmen som indikerar att skärmen är påslagen?)
Delar datorn ut en bild?
Sitter sladden från videosystemet i datorn?

 

Konstiga färger vid presentationsläge
Blir det någon förändring om man rör lite på presentationssladden?
  

Användarmanual saknas
Om det är ett videosystem från Atea, så finns manualer på support-sidan.

 

Ingen bild på monitorn
Kontrollera att det är ström till videosystem, skärmen/projektorn. (Lyser det en grön diod på skärmen som indikerar ström?).
Kontrollera att rätt källa är vald på monitorn. (Klicka på "source" och gå ett varv.)
 

Inget ljud
Kolla så att ljudet inte är avstängt (mute) eller att volymen är sänkt på både monitor och videosystem alternativt att motparten har sin mikrofon avstängd.

 

Ringa in till videokonferens
För att ringa in via telefon till ett videokonferensmöte ringer man 010-603 85 10 följt av det virtuella mötesrummets unika konferens-id och avslutar med #.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ADRESSER OCH KONTAKTUPPGIFTER

 

 

INFO

 

Det är rekommenderat att initialt kontrollera med intern-it att det inte är något lokalt fel innan Atea kontaktas. 

 

 

Adresser

Admin-portal för VMR:

http://admin.kommunvideo.se

Support, användarguider mm:

http://admin.kommunvideo.se/support

 

 

Felanmälan på tjänsten Kommunvideo

Mail:

servicedesk.ais@atea.se

Telefon:

010-110 33 77

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

För information om tjänsten, se www.kommunvideo.se

 

 

Back to Info Center